Op initiatief van het Provinciaal Bestuur van de Redemptoristen werd in november 2016 de vzw Clemenspoort opgericht met als doel het nieuwe gebouw op de voormalige site van het klooster aan de Voskenslaan te beheren en te bezielen als een centrum voor bezinnings- en vormingsactiviteiten ten dienste van de zending van de Redemptoristen. (Statuten, art. 3).
De provinciale overste van de Redemptoristen is de voorzitter van de vzw. Tevens wordt een lid van de Raad van Bestuur aangesteld als ‘Afgevaardigde van de Provinciaal’. Deze oefent het voorzitterschap uit bij afwezigheid van de voorzitter en is de verbindingspersoon tussen bestuur en directie. Naast paters of broeders en ‘partners in de missie’ van de Redemptoristen, zijn ook andere medewerkers lid van de Algemene Vergadering zoals leden van de Effata-gemeenschap, mensen uit het sociale weefsel omheen Overwale, vertegenwoordigers van de lokale kerk in Gent,…
De leden van de Raad van Bestuur worden benoemd voor een periode van 4 jaar en kunnen herbenoemd worden. De Raad van Bestuur vergadert ongeveer 6 avonden per jaar en houdt ook tweemaal per jaar een reflectiedag. Het bestuur houdt de vinger aan de pols opdat de Clemenspoort trouw kan blijven aan haar missie. De Raad van Bestuur evalueert het werk van het ClemenspoortTeam en geeft aan in welke richting de Clemenspoort verder wil gaan.
Het ClemenspoortTeam (CT of directie) staat in voor de uitvoering van de missie. Het ontwikkelt of inspireert nieuwe initiatieven waar nodig. Het CT ondersteunt de vele vrijwilligers die doorheen de verschillende teams (bijenkorven) de Clemenspoort blijven uitbouwen tot een open huis, een thuis voor gelovige zoekers, een labo voor missionaire vernieuwing en een ervaarplek van de redemptoristische missie. Het CT zorgt ook voor het onderhoud van het gebouw en de zaalverhuur.
In de Clemenspoort zijn enkele mensen tewerkgesteld, maar de grootste bijdrage in de verwezenlijking van haar missie komt van vele mannen en vrouwen die belangeloos hun tijd en energie aanbieden. In het CT XL vullen enkele vrijwilligers het CT aan. Op die manier is er zowel in de Raad van Bestuur (die grotendeels uit vrijwilligers bestaat) als in de operationele werking een grote betrokkenheid van vrijwilligers.
Die betrokkenheid en een verscheidenheid aan medewerkers komt het best tot uiting in de Teams of Bijenkorven. Een tiental teams neemt telkens een aspect van de werking van Clemenspoort op zich. Deze zelforganiserende teams kunnen rekenen op ondersteuning van het CT en op de wederzijdse inspiratie, bemoediging en evaluatie in het regelmatig teams-overleg. Zo bouwen we samen aan een Clemenspoort waarin er ruimte is voor verscheidenheid.